Αριστομένης Μακρής

 

 

Εισαγωγή στις Εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου

 

Α΄ Έκδοση

 

 

Εκδότης: Μπένου Ε.

 

Μορφή: Μαλακό εξώφυλλο

 

Αριθμός σελίδων:208

 

Κωδικός ISBN: 9603590878

 

Διαστάσεις: 24 × 17 εκ.

 

Κωδ. Εύδοξος: 2554

 

Έτος έκδοσης: 2001

 

 

 

 

 ► παρουσίαση

Οι εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου και ειδικότερα ο χειρισμός των Windows, η περιήγηση και η αξιοποίηση των δυνατοτήτων του Internet, η ηλεκτρονική αλληλογραφία (e-mail), καθώς και οι βασικές γνώσεις των εφαρμογών του Microsoft Office, όπως επεξεργασία κειμένων (Word), δημιουργία παρουσιάσεων (PowerPoint) και ο χειρισμός υπολογιστικών φύλλων (Excel), αποτελούν πλέον βασική και απαραίτητη γνώση για κάθε νέο. Ένα από τα σημαντικά εφόδια κάθε νέου στελέχους είτε για προσωπική του χρήση, είτε για επαγγελματική, είναι και οι βασικές γνώσεις Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και εφαρμογών Αυτοματισμού Γραφείου.

Στόχος του συγγράμματος είναι να δώσει στον αρχάριο τις βασικές γνώσεις εφαρμογών Αυτοματισμού Γ ραφείου. Πώς όμως θα μπορέσει ο αρχάριος να εκτιμήσει τι είναι σημαντικό και τι δεν είναι μέσα από βιβλία που επεξηγούν αναλυτικά όλες τις δυνατότητες κάθε προγράμματος; Η εικοσαετής εμπειρία του συγγραφέα σε υψηλά διοικητικά κλιμάκια εταιρειών πληροφορικής του δίνει την δυνατότητα να κάνει αυτή την επιλογή, ώστε τα επίπεδα των γνώσεων που αποκτούνται ειδικά για τις εφαρμογές του Microsoft Office και του Internet Explorer, να είναι αρκετά υψηλά και να καλύπτουν την πλειοψηφία των αναγκών του μέσου χρήστη των εφαρμογών αυτών.

Το σύγγραμμα αυτό, όπως προαναφέρθηκε, απευθύνεται στον αρχάριο χρήστη των εφαρμογών Αυτοματισμού Γ ραφείου και δεν προϋποθέτει ειδικές γνώσεις για την κατανόησή του. Η προσέγγιση γίνεται βήμα - βήμα, όπως και η απόκτηση της γνώσης. Για να μπορέσει ο αναγνώστης να αξιοποιήσει την γνώση κάθε επόμενου κεφαλαίου θα πρέπει πρώτα να έχει κατανοήσει και να έχει εξοικειωθεί με τα προηγούμενα.

Η παρουσίαση των βημάτων γίνεται πολύ αναλυτικά. Για να εξοικειωθεί πλήρως ο αναγνώστης με κάθε βήμα θα πρέπει:

1. Να ακολουθήσει τα βήματα κάθε παραγράφου και να τα εφαρμόσει στον υπολογιστή του.

2. Όπου έχει απορίες να ανατρέξει στο CD και να αναζητήσει το video με τα μαγνητοσκοπημένα βήματα. Η αναζήτηση από το CD γίνεται με βάση τον αριθμό της παραγράφου.

3. Να επαναλάβει τα βήματα κάθε παραγράφου όσο το δυνατόν περισσότερες φορές (και με παραλλαγές όπου είναι δυνατόν) ώστε κάθε βήμα να γίνει απόλυτα κατανοητό από τον αναγνώστη.

Τα πρώτα τρία κεφάλαια δίνουν βασικές εισαγωγικές γνώσεις για το περιβάλλον των Windows. Το τέταρτο κεφάλαιο εξηγεί πώς θα μπορέσει να αποκτήσει κάποιος χρήστης δωρεάν πρόσβαση στο Internet (μέσω της διεύθυνσης x-treme της IPNG Group Α.Ε. και FreeTone του ομίλου Ceetel) και δωρεάν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), από την MSN hotmail. Το πέμπτο κεφάλαιο δίνει τις βασικές δυνατότητες του διαδικτύου (Internet) και του Παγκόσμιου Ιστού (World Wide Web) με την χρήση του Internet Explorer © της Microsoft. Τα επόμενα κεφάλαια αναφέρονται στις εφαρμογές του Microsoft Office ©, ήτοι Word © (κεφάλαια 6 - 7), Power-Point © (κεφάλαια 8-9) και Excel © (κεφάλαια 10 - 11). Το δωδέκατο κεφάλαιο δίνει τις δυνατότητες της Ενσωμάτωσης και Διασύνδεσης αντικειμένων (OLE) μέσα από μια άσκηση που καλείται να λύσει ο αναγνώστης χρησιμοποιώντας τις γνώσεις που αποκτήθηκαν στα προηγούμενα κεφάλαια, προσθέτοντας παράλληλα και νέες δυνατότητες των εφαρμογών του Microsoft Office.

Όταν πλέον θα έχει εξοικειωθεί πλήρως ο αναγνώστης με τις δυνατότητες κάθε μιας από τις βασικές εφαρμογές του Microsoft Office (Word, Power-Point, Excel) και του Internet Explorer, όπως περιγράφονται στο ανά χείρας σύγγραμμα και εφ’ όσον χρειασθεί να εφαρμόσει δυνατότητες που δεν ανα-φέρονται εδώ, οι βασικές του πηγές θα πρέπει να είναι:

1. Η βοήθεια (Help) κάθε εφαρμογής που αποτελεί μέρος του λογισμικού.

2. Εξειδικευμένα εγχειρίδια αναφοράς (Reference manuals) όπου αναφέρονται αναλυτικά όλες οι δυνατότητες κάθε μιας από τις προ- αναφερθείσες εφαρμογές.

Ευελπιστώ ότι το παρόν σύγγραμμα θα αποτελέσει για τους νέους επιστήμονες ένα σημαντικό βοήθημα ώστε να κατανοήσουν τις δυνατότητες των εφαρμογών Αυτοματισμού Γραφείου, να εξοικειωθούν με αυτές και να αξιοποιήσουν τις γνώσεις που θα αποκτήσουν εποικοδομητικά στην επαγγελματική τους σταδιοδρομία.

Ιούλιος 2001

Αριστομένης Μακρής

 

 ► περιεχόμενα

 

Πρόλογος 13

1. Εισαγωγή στα Windows      15

1.1. Εκκίνηση - Τερματισμός     15

1.1.1. Εκκίνηση 15

1.1.2. Χρήση του κουμπιού Έναρξης (Start) 16

1.1.3. Μενού - Άνοιγμα Προγράμματος 18

1.1.4. Κλείσιμο του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή      19

1.2. Διαχείριση Παραθύρων (Windows) 21

1.2.1. Εναλλαγή Παραθύρων 21

1.2.2. Αλλαγή του μεγέθους και της θέσης παραθύρου       23

1.2.2.1 Μεγιστοποίηση παραθύρου 23

J3.2.2 Ελαχιστοποίηση παραθύρου 24

1.2.2.3 Μεγέθυνση - Σμίκρυνση παραθύρου 24'

1.2.2.4 Μετακίνηση παραθύρου 25

1.2.2.5 Παράλληλη λειτουργία περισσοτέρων του ενός παραθύρων 26)

2. Διαχείριση Αρχείων 27

2.1. Η δομή των αρχείων του Υπολογιστή 27

2.2. Αλλαγή τρόπου εμφάνισης περιεχομένων φακέλων 29

2.3. Δημιουργία νέου φακέλου - Αντιγραφή αρχείων - Διαγραφές 31

2.3.1. Αντιγραφή αρχείων 32

2.3.2. Μετακίνηση αρχείων 34

2.3.3. Διαγραφή αρχείου - φακέλου 35

2.4. Διαχείριση αρχείων με την Εξερεύνηση των Windows (Explorer)     37

2.4.1. Μαζική αντιγραφή αρχείων 41

2.4.2. Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία 41

2.4.3. Άδειασμα του Κάδου Ανακύκλωσης (Recycle bin) από την Εξερεύνηση των Windows 42

2.4.4. Εμφάνιση της Εξερεύνησης των Windows σαν σελίδα Web 42

2.5. Διαμόρφωση δισκέτας 43

2.6. Εύρεση αρχείου - Find  44

3. Τα βασικά της επεξεργασίας κειμένων - Βοήθεια  47

3.1. Τα βασικά της επεξεργασίας κειμένων - WordPad , 47l

3.1.1. Καταχώρηση κειμένου   48

3.1.2. Διορθώσεις - Διαγραφές    50

3.1.3.  Μορφοποίηση Κειμένου   52

3.1.4.  Προεπισκόπηση Κειμένου (Print Preview)  53

3.1.5. Αποθήκευση αρχείου – Κλείσιμο Word Panel  54

3.2. Ζητώντας Βοήθεια (Help)  56

3.2.1. Η βοήθεια των Windows  56

3.2.1.1. Περιεχόμενα (Contents)    56

3.2.1.2. Ευρετήριο (Index)  58

3.2.1.3. Αναζήτηση (Search)  59

3.2.1.4. Βοήθεια από τον Βοηθό του Office (Office Assistant)  60

4. Δωρεάν σύνδεση στο internet - Δημιουργία διεύθυνσης e-mail    61

4.1. Δωρεάν σύνδεση στο internet   61

4.1.1. Σύνδεση με την X-treme / FreeTone - Δημιουργία νέου χρήστη    61

4.1.2. "Κατέβασμα" αρχείου Xport (για την X-treme)   62

4.1.3. Μεταφορά αρχείου Xport στον υπολογιστή μας (για την X-treme)     63

4.1.4. Αποθήκευση του αρχείου Xport στον δίσκο μας (X-treme)    65

4.1.5. Εγκατάσταση προγράμματος Xport (για την X-treme)    65

4.1.6. Ενεργοποίηση λογισμικού επικοινωνίας    66

4.1.7. Σύνδεση με την X-treme   69

4.1.8. Σύνδεση με την FreeTone  70

4.2. Δημιουργία διεύθυνσης e-mail     71

4.2.1. Δημιουργία διεύθυνσης e-mail στην hotmail    71

4.2.2. Ανταλλαγή μηνυμάτων μέσω hotmail  72

4.2.3.  Δημιουργία καταλόγου ονομάτων    74

4.2.4. Δημιουργία - Αποστολή μηνυμάτων    76

4.2.5. Παραλαβή νέων μηνυμάτων    78

4.2.6. Απάντηση σε μηνύματα (Reply)   80

4.2.7. Προώθηση μηνυμάτων (Forward)   80

5. Internet Explorer - Web    81

5.1. Σύνδεση με το Internet - Internet Explorer    81

5.1.1. Αδυναμία σύνδεσης    82

5.1.2. Αναζήτηση (Search)    83 Αγαπημένες επιλογές (Favorites)

5.1.3. Αγαπημένες επιλογές (Favorites)    84

5.1.4. Ιστορικό (History)     86

5.1.5. Ανάκληση διευθύνσεων    86

5.1.6. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail)  87

5.1.7. Μετακίνηση σε συγκεκριμένη ιστοσελίδα     87

5.1.8. Αρχική σελίδα (Home)   88

5.1.9. Μέγεθος γραμμάτων    88

5.2. Διάφορες μορφές ιστοσελίδων    89

5.3. Ήχος - Ραδιόφωνο - Video  90

5.4. Αποθήκευση ιστοσελίδων - εικόνων  93

5.5 Μηχανισμοί αναζήτησης (Search engines) 94

5.6.  Αναζήτηση προσώπων   96

5.7  Συμμετοχή σε λίστες ενημέρωσης 97

5.8. Ομάδες συζήτησης    97

5.9. Ασφάλεια δεδομένων  97

5.9.1.  Ασφάλεια πρόσβασης στον υπολογιστή μας 98

6.  Τα βασικά του επεξεργαστή κειμένου Word   99

6.1. Εκκίνηση - Περιβάλλον εργασίας 99

6.2. Τοποθέτηση του εικονιδίου του Word στο περιβάλλον εργασίας     99

6.3. Το περιβάλλον εργασίας του Word  100

6.4. Καταχώρηση κειμένου   101

6.5. Μορφοποίηση Κειμένου      103

6.6. Αποθήκευση κειμένου 104

6.7. Επανάκτηση κειμένου  104

6.8. Παράλληλη λειτουργία δυο παραθύρων Word  105

6.9. Εύρεση - Αντικατάσταση κειμένου    106

6.10. Εναλλαγή - Αντιγραφή μεταξύ δυο ανοικτών κειμένων    107

6.11. Δημιουργία πλαισίου κειμένου (Text box)      109

6.12. Δημιουργία κεφαλίδας (Header) - Υποσέλιδου (Footer)    111

6.13. Εισαγωγή εικόνας (Picture)       112

6.14. Σελιδοποίηση 115

6.15. Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Print Preview) 116

6.16.  Εκτύπωση 117

7. Δημιουργία γραφικών - πινάκων στο Word    118

7.1 Δημιουργία γραφικών    118

7.1.1. Clip Art    119

7.1.2. Σχεδιασμός γραμμών   122

7.1.3. Περιστροφή σχήματος   123

7.1.4. Προσθήκη περιγραμμάτων  126

7.1.5.  Καταχώρηση κειμένου    127

7.2. Δημιουργία Πινάκων 129

8. Δημιουργία παρουσιάσεων με PowerPoint    137

8.1. Εκκίνηση 137

8.2. Το περιβάλλον εργασίας του PowerPoint     137

8.3. Δημιουργία διαφάνειας υπόδειγμα (Master slide)      138

8.4. Δημιουργία φόντου (Background)     140

8.5. Προσθήκη νέας διαφάνειας 142

8.6. Εισαγωγή κειμένου από το Word     146

8.7. Αντιγραφή - Επικόλληση διαγραμμάτων    148

8.8. Αποθήκευση παρουσίασης   150

8.9. Δημιουργία γραφήματος     150

9. Προβολή παρουσιάσεων PowerPoint 155      ;

9.1. Προβολή παρουσίασης (Slide show)  155

9.2. Εναλλαγές στο περιβάλλον εργασίας του PowerPoint      156

9.3. Τρόπος εναλλαγής διαφανειών     158

9.4. Προσαρμογή κίνησης (Custom Animation)       159

9.5. Χρόνος εναλλαγής διαφανειών       160

9.6.  Επιλογές κατά την παρουσίαση     161

9.7. Συνεχής παρουσίαση 162

9.8. Εκτυπώσεις διαφανειών     163

9.8.1. Σημειώσεις για το ακροατήριο (Handouts)     163

9.8.2. Διαφάνειες με σημειώσεις (Notes)    165

10. Υπολογιστικά φύλλα Excel     167

10.1. Εκκίνηση      167

10.2. Το περιβάλλον εργασίας του Excel        167

10.3. Καταχώρηση δεδομένων στα κελιά 168

10.4. Συγχώνευση κελιών (Merge)      170

10.5. Αντιγραφή κελιών 171

10.6. Μορφοποίηση αριθμητικών κελιών 172

10.7. Υπολογισμοί μεταξύ κελιών 173

10.8. Αντιγραφή πράξεων 174

10.9. Κρατώντας σταθερή την τιμή της στήλης      174

10.10. δημιουργία συνόλων    176

10.11. Εισαγωγή - διαγραφή γραμμών - στηλών      177

10.12. Διόρθωση κελιών    178

10.13. Αποθήκευση    178

10.14. Συναρτήσεις (Functions)     178

10.15. Ταξινόμηση (Sort)  180

10.16. Προεπισκόπηση διαμόρφωση εκτύπωσης      181

11. Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας - Γραφημάτων Excel  185

11.1. Πολλαπλά φύλλα εργασίας  185

11.1.1. Νέο φύλλο εργασίας  187

11.1.2. Δημιουργία φύλλο συνόλων   188

11.1.3. Δημιουργία περιγραμμάτων στα κελιά   191

11.1.4. Δημιουργία πλαισίου κειμένου (Text box) 192

11.2. Δημιουργία γραφήματος (Chart) 193

12.  Διασύνδεση και Ενσωμάτωση αντικειμένων (OLE) 198

12.1.  Τι είναι η Ενσωμάτωση (Embedding) και τι η Διασύνδεση (Linking) αντικειμένων (Objects) 198

12.2.  Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας Excel 198

12.2.1.  Δημιουργία σελίδας απολογισμού 200

12.2.2.  Συνθήκες-If 200

12.2.3.  Δημιουργία γραφήματος 201

12.3.  Δημιουργία κειμένου 201

12.4. Διασύνδεση αντικειμένου από το Excel στο Word   202

12.5. Δημιουργία παρουσίασης PowerPoint    203