Ανδρέας Νικολάου

 

 

 

Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα ΤΟΜΟΣ Α



Α΄  Έκδοση

 

 

 

Εκδότης: Μπένου Ε.

 

Μορφή: Μαλακό εξώφυλλο

 

Αριθμός σελίδων: 246

 

Κωδικός ISBN: 9603590622

 

Διαστάσεις: 24 × 17 εκ.

 

Κωδ. Εύδοξος: 2692

 

Έτος έκδοσης: 1999

 

 

 

 ► παρουσίαση

Στις τελευταίες δυο δεκαετίες, η επιστήμη της λογιστικής έχει αναδειχθεί σαν το κυρίαρχο γνωστικό αντικείμενο για παροχή πληροφόρησης στους σύγχρονους οικονομικούς οργανισμούς. Η ανάπτυξη της πληροφοριακής τεχνολογίας όχι μόνο δεν έχει μειώσει το ρόλο του λογιστή σε ένα οργανισμό, αλλά, αντίθετα, έχει αναδείξει και επανακαθορίσει αυτό το ρόλο σαν αυτό που ανήκει σε ένα «διαμεσολαβητή πληροφόρησης» για επαρκή, ακριβή, πλήρη, έγκυρη, και έγκαιρη πληροφόρηση σε έναν οργανισμό. Η εξέλιξη των σύγχρονων οικονομικών οργανισμών και των οργανικών ρόλων, μέσα από την εφαρμογή και χρήση της πληροφοριακής τεχνολογίας, έχει συνεισφέρει στην αναγνώριση της αναγκαιότητας για την ανάπτυξη ειδικότερων γνωστικών αντικειμένων σε επιστήμες που, όπως η λογιστική, θεωρούντο ότι σε μεγάλο βαθμό εξέταζαν μια ομάδα καθορισμένων προβλημάτων τα οποία δύσκολα θα μπορούσαν να μεταβληθούν. Σε αυτό τον πρόλογο, επομένως, θα ήταν χρήσιμη η διευκρίνηση του γνωστικού αντικειμένου το οποίο εκφράζεται σε αυτό το σύγγραμμα, πριν γίνει η παρουσίαση του ίδιου του συγγράμματος.

Το ειδικό αντικείμενο των «Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων» αποτελεί το νεότερο γνωστικό πεδίο στην επιστήμη της λογιστικής. Το αντικείμενό του ασχολείται με προβλήματα σχεδιασμού και εφαρμογής πληροφοριακών συστημάτων τα οποία στηρίζουν τις πληροφοριακές ανάγκες όλων των επιπέδων διοίκησης σε ένα οργανισμό και παρέχουν πληροφορίες για τη λήψη χρηματοοικονομικών αποφάσεων, αποφάσεων διοικητικού προγραμματισμού και ελέγχου, όπως και για τη στήριξη των πληροφοριακών αναγκών στις λειτουργίες ενός οικονομικού οργανισμού. Αν και το γνωστικό αυτό αντικείμενο ανήκει στο χώρο της λογιστικής, όπως και η ίδια η επιστήμη της λογιστικής, έχει ισχυρές σχέσεις με την οικονομική επιστήμη, τις επιστήμες οργανωτικής συμπεριφοράς, όπως και με τις επιστήμες οι οποίες εξετάζουν τη γνωστική ψυχολογία σιη λήψη αποφάσεων σε οργανωτικό επίπεδο. Το γνωστικό αυτό αντικείμενο έχει αναπτυχθεί σε πολύ μεγάλο βαθμό σε όλα σχεδόν τα ακαδημαϊκά ιδρύματα της Βορείου Αμερικής. Η μεταφορά αυτών των ιδεών στα Ευρωπαϊκά ιδρύματα, όμως, γίνεται με μάλλον αργούς ρυθμούς, εάν κάποιος κρίνει από τις ερευνητικές εργασίες οι οποίες είτε έχουν δημοσιευθεί σε διεθνή επιστημονικά περιοδικά, είτε έχουν παρουσιαστεί σε ερευνητικά συνέδρια σε αυτό το χώρο. Το γεγονός αυτό φυσικά δεν υπονοεί ότι το αντικείμενο των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων είναι άνευ σημασίας είτε στην Ελλάδα είτε σε οποιαδήποτε άλλη χώρα. Στην καθημερινή τους πρακτική ενασχόληση, οι λογιστές και σύμβουλοι ενός οργανισμού αντιμετωπίζουν προβλήματα τα οποία αποτελούν μέρος του γνωστικού αυτού αντικειμένου, άσχετα από την επιστημονική εξέλιξη και συστηματική διερεύνηση του γνωστικού αυτού πεδίου.

Το σύγγραμμα αυτό αποτελεί και την πρώτη προσπάθεια ετοιμασίας και παρουσίασης των θεμάτων των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων τόσο στον Ελληνικό όσο και στον Ευρωπαϊκό ακαδημαϊκό χώρο. Τα θέματα τα οποία πραγματεύεται έχουν σαν βάση εκκίνησης τις βασικές θεωρίες οργανωτικής συμπεριφοράς και τις μεθόδους οι οποίες έχουν αναπτυχθεί για την κατάταξη και εξέταση των διοικητικών αποφάσεων σε σύγχρονους οικονομικούς οργανισμούς. Σε αυτή τη βάση, το σύγγραμμα αυτό προσπαθεί να παρουσιάσει σε ολοκληρωμένη μορφή, τα προβλήματα σχεδιασμού, εφαρμογής και αξιολόγησης λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων. Σε αυτό τον πρώτο τόμο του συγγράμματος, δίδονται αρκετές βασικές έννοιες στον αναγνώστη, αλλά με ολοκληρωμένη παρουσίαση των θεμάτων και με επιπρόσθετη αναφορά, σε διάφορα σημεία, στα προβλήματα που είχαν εξετασθεί και στις εισηγήσεις που είχαν γίνει σε ακαδημαϊκές ερευνητικές μελέτες. Η έμφαση η οποία δίδεται σε όλο το σύγγραμμα, είναι λιγότερο τεχνική και αφορά περισσότερο τα προβλήματα λογιστικής πληροφόρησης σε ένα οργανισμό. Για αυτό το λόγο, δεν γίνεται λεπτομερής ανάπτυξη είτε των μεθόδων ανάλυσης και σχεδιασμού συστημάτων, τα οποία αποτελούν μέρος ενός διαφορετικού συγγράμματος, είτε των τεχνικών και συστημάτων μηχανογράφησης σε μια επιχείρηση. Έτσι, αυτό το σύγγραμμα, είναι εντελώς διαφορετικό από τα υπάρχοντα συγγράμματα ανάλυσης, σχεδίασης ή διοίκησης πληροφοριακών συστημάτων, όπως επίσης και από τα διάφορα συγγράμματα τα οποία περιγράφουν λογιστικές εφαρμογές σε μηχανογραφημένα συστήματα.

Οπωσδήποτε, το σύγγραμμα αυτό δεν είναι κάτι το κοινότοπο. Ως εκ τούτου, η όλη προσπάθεια για την ετοιμασία του δεν αφορούσε κάτι το τυχαίο ή περιστασιακό, αλλά ήταν αποτέλεσμα πάρα πολλής δουλειάς και πολλών ωρών που έχω πάρει από την οικογένειά μου. Για αυτό το λόγο, το σύγγραμμα αυτό έχει αφιερωθεί στη σύζυγό μου, η οποία με πολλή υπομονή με είχε απομονώσει, ευτυχώς, από τις διάφορες άλλες διαταραχές της καθημερινής ζωής έτσι ώστε να γίνει δυνατή η συμπλήρωσή του. Επίσης ευχαριστώ τα παιδιά μου, Χριστίνα και Χάρη, για τη δική τους (θετική μάλλον) συνδρομή στον απαιτούμενο Βαθμό ηρεμίας για δημιουργική σκέψη. Και τέλος, θα ήθελα να εκ- φράσω τις ευχαριστίες μου στον καθηγητή μου, Mike Masoner, ο οποίος με οδήγησε σε αυτό το γόνιμο ακαδημαϊκό χώρο.

Ανδρέας I. Νικολάου

 Αθήνα, Μάιος 1999

 

 ► περιεχόμενα

 

ΠΡΟΛΟΓΟΣ    17

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Γενική Ανασκόπηση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων   22

1.1 Εισαγωγή στους Στόχους και Μέσα Δράσης των Οικονομικών Μονάδων   22

1.2 Γενικός Ορισμός Πληροφοριακών Συστημάτων    24

1.3 Σύγχρονες Έννοιες Πληροφοριακών Συστημάτων    25

1.4 Λειτουργικός Ορισμός Πληροφοριακών Συστημάτων    28

1.4.1 Στάδια δασικού υποδείγματος επεξεργασίας δεδομένων    28

1.5 Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα    31

1.5.1 Ορισμός των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων    31

1.5.2 Σκοποί πληροφόρησης και Βασικές λειτουργίες των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων    32

1.6 Λογιστικές Γνώσεις που Απαιτούνται στο Σύγχρονο Οικονομικό και Κοινωνικό Περιβάλλον    34

1.6.1 Πιθανοί ρόλοι των λογιστών στη σύγχρονη εποχή   34

1.6.2 Περιεχόμενο γνώσεων και ικανοτήτων   35

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: Η Λογιστική Διαδικασία στο Σύγχρονο Επιχειρηματικό Περιβάλλον    38

2.1 Χαρακτηριστικά Παραδοσιακού Κύκλου Λογιστικής Διαδικασίας   38

2.1.1 Προβλήματα πληροφόρησης τα οποία συνδέονται με το παραδοσιακό λογιστικό υπόδειγμα    39

2.2 Μηχανογραφημένη Λογιστική   42

2.2.1 Προκλήσεις πληροφοριακών συστημάτων στο σύγχρονο μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον   44

2.3 Η Νεότερη Προσέγγιση Βάσεων Δεδομένων για το Σχεδίασμά και Υλοποίηση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων   45

2.3.1 Η προσέγγιση «γεγονότων» στη λογιστική θεωρία   46

2.3.2 Η χρησιμότητα των Βάσεων δεδομένων στην ανάπτυξη λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων   48

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: Τεκμηρίωση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων   52

 

3.1 Εισαγωγή στο Σκοπό και Αναγκαιότητα της Τεκμηρίωσης Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων    52

3.2 Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (Data Flow Diagrams)    54

3.2.1 Συνοπτικό διάγραμμα ροής (context diagram) και λογική μορφή διαγράμματος ροής δεδομένων (logical data flow diagram)    55

3.2.2 Ετοιμασία διαγραμμάτων ροής δεδομένων    58

3.3 Πίνακες Ροής (Flowcharts)    61

3.3.1 Σύμβολα για την ετοιμασία πινάκων ροής    61

3.3.2 Είδη πινάκων ροής    67

3.3.3 Οδηγίες για την προετοιμασία πινάκων ροών   71

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Βασικά Στοιχεία και Διαδικασίες Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων  74

4.1 Βασικές Λειτουργίες Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων    74

4.2 Επιχειρηματικές Δραστηριότητες και Ανάγκες για Πληροφόρηση    75

4.3 Συλλογή και Επεξεργασία Συναλλαγών    78

4.3.1 Ομαδοποίηση δραστηριοτήτων σε κύκλους συναλλαγών    78

4.3.2 Χρηματοοικονομικός κύκλος   80

4.3.3 Κύκλος εκροών    80

4.3.4 Κύκλος εισροών    81

4.3.5 Κύκλος μετατροπής προϊόντων    81

4.3.6 Διαδικασίες για επεξεργασία συναλλαγών (transaction processing)    85

4.4 Παροχή Πληροφοριών για Λήψη Αποφάσεων    88

4.4.1 Διαδικασία επεξεργασίας πληροφοριών (information processing)    88

4.4.2 Ροή πληροφοριών    88

4.4.3 Παροχή πληροφοριών για λήψη αποφάσεων   89

4.5 Εσωτερικός Έλεγχος    91

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: Ταξινόμηση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων    96

5.1 Εισαγωγή στην Ταξινόμηση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων   96

5.2 Κατάταξη Αναφορών Σύμφωνα με το Σκοπό τον οποίο Επιτελούν   98

5.2.1 Λειτουργικές αναφορές    98

5.2.2 Αναφορές σχεδιασμού προγραμματισμού    99

5.2.3 Αναφορές ελέγχου    100

5.3 Χαρακτηριστικά Πληροφοριών τα οποία Καθορίζουν τη Χρησιμότητα των Αναφορών    102

5.3.1 Ιδιότητες ως προς το περιεχόμενο των πληροφοριών    102

5.3.2 Ιδιότητες ως προς την ετοιμότητα των πληροφοριών 103

5.3.3 Ιδιότητες ως προς τη μορφή των πληροφοριών   103

5.4 Ρόλος των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων στην Παροχή Χρήσιμων Πληροφοριών στη Διοίκηση ενός Οργανισμού   105

5.4.1 Τύποι αποφάσεων οι οποίοι αναφέρονται στις διοικητικές δραστηριότητες   106

5.4.2 Συσχέτιση διοικητικών αποφάσεων με το σχεδίασμά Λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων    108

5.5 Τύποι Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων    111

5.5.1 Συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών    112

5.5.2 Συστήματα αναφοράς    112

5.5.3 Συστήματα υποστήριξης αποφάσεων    113

5.5.4 Έμπειρα συστήματα   113

5.5.5 Νεότερα λογιστικά συστήματα διαχείρισης οργανωτικών πόρων    114

5.5.5.1 Βασικά χαρακτηριστικά των συστημάτων διαχείρισης οργανωτικών πόρων    115

5.5.5.2 Πλεονεκτήματα από την εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης οργανωτικών πόρων   118

5.5.5.3 Εισηγήσεις σχετικά με την υλοποίηση των συστημάτων διαχείρισης οργανωτικών πόρων   118

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: Εναλλακτικές Προσεγγίσεις για την Αποθήκευση και Επεξεργασία Δεδομένων σε Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα   122

6.1  Υπόδειγμα Κύκλου Επεξεργασίας Δεδομένων    122

6.2 Εναλλακτικές Προσεγγίσεις για την Αποθήκευση (Οργάνωση) Δεδομένων σε ένα Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα    124

6.2.1 Βασικές έννοιες ιεράρχησης  δεδομένων  και μεθόδων οργάνωσης των  125

6.3  Σχεδιασμός Συστημάτων με τη Χρήση Εξατομικευμένων Αρχείων Δεδομένων  129

6.3.1 Ομαδοποίηση Δεδομένων  131

6.4 Σχεδιασμός Συστημάτων με τη Χρήση Βάσεων Δεδομένων   133

6.4.1 Ανάλυση των πλεονεκτημάτων της προσέγγισης βάσεων δεδομένων σε σχέση με την προσέγγιση εξατομικευμένων αρχείων    134

6.4.2 Λογική και φυσική όψη δεδομένων   137

6.5 Μέθοδοι Οργάνωσης και Προσπέλασης Αρχείων σε ένα Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα    142

6.6 Εναλλακτικές Προσεγγίσεις για την Επεξεργασία Δεδομένων σε ένα Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα    146

6.6.1 Εισδοχή και επεξεργασία στοιχείων ανά ομάδες  146

6.6.2 Εισδοχή δεδομένων σε άμεσο χρόνο και επεξεργασία ανά ομάδες    149

6.6.3 Εισδοχή και επεξεργασία δεδομένων σε άμεσο χρόνο     149

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7: Εσωτερικός 'Έλεγχος και Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα: Κύρια Υποδείγματα Εσωτερικού Ελέγχου    154

7.1 Ορισμός και Χρησιμότητα Εσωτερικού Ελέγχου  154

7.2 Αντικειμενικοί Σκοποί Εσωτερικού Ελέγχου   158

7.2.1 Διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού    159

7.2.2 Διασφάλιση της ακρίβειας και αξιοπιστίας των στοιχείων στο λογιστικό σύστημα    159

7.2.3 Διασφάλιση της αποδοτικότατος των οργανωτικών δραστηριοτήτων    160

7.2.4 Διασφάλιση της πολιτικής της επιχείρησης στη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων της    160

7.3 Εννοιολογική Ταξινόμηση Εσωτερικού Ελέγχου    160

7.3.1 Λογιστικός και διοικητικός έλεγχος    161

7.3.2 Προληπτικοί, αποκαλυπτικοί και διορθωτικοί έλεγχοι    163

7.3.3 Γενικοί έλεγχοι και έλεγχοι εφαρμογών   164

7.4 Συγκριτική και Διαχρονική Ανάλυση των Υποδειγμάτων Εσωτερικού Ελέγχου    165

7.5 Υπόδειγμα  Ελέγχου όπως Καθορίζεται από τα Ελεγκτικά Πρότυπα 170

7.6 Υπόδειγμα Εσωτερικού Ελέγχου όπως Αναπτύχθηκε από την Επιτροπή «COSO»   172

7.6.1 Συστατικά μέρη του συστήματος εσωτερικού  ελέγχου   174

7.6.2 Συσχετισμός μεταξύ των αντικειμενικών σκοπών  και βασικών μερών ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου   185

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8: Εσωτερικός Έλεγχος και Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα: Γενικοί Έλεγχοι και Έλεγχοι Εφαρμογών   188

8.1 Εισαγωγή στον Έλεγχο Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων   188

8.2 Γενικοί  Έλεγχοι (General Controls)   189

8.2.1 Σχέδιο οργάνωσης κα. διαχωρισμός ευθυνών  189

8.2.2  Διοικητικός έλεγχος στη λειτουργία ανάπτυξης και διαχείρισης των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων   191

8.2.3 Έλεγχο, για περιορισμό της φυσικής πρόσβασης σε λογιστικά πληροφοριακά συστήματα (physical access controls) και για περιορισμό της λογικής στα  δεδομένα (logical access controls) 192

8.2.4 Έλεγχοι αποθήκευσης δεδομένων    192

8.2.5 Πρότυπα τεκμηρίωσης   193

8.2.6 Σχεδιασμός για επανάκτηση της λειτουργικής ικανότητας του συστήματος μετά από μία καταστροφή (disaster recovery planning)   195

8.2.7  Έλεγχο, στη μετάδοση δεδομένων μέσω δικτύων   198

8.2.8 Προστασία προσωπικών υπολογιστών    198

8.3 Έλεγχοι Εφαρμογών (Application Controls)  199

8.4 Έλεγχοι στο Στάδιο Εισόδου Στοιχείων στο Σύστημα  (input Controls)   200

8.4.1 Εκχώρηση αρμοδιοτήτων για τη διεκπεραίωση συναλλαγών    200

8.4.2 Χρήση συνόλων ελέγχου σε περιπτώσεις εισόδου στοιχείων κατά ομάδες (batch totals)   201

8.4.3 Έλεγχοι εισόδου στοιχείων σε συστήματα με άμεση εισδοχή δεδομένων (on-line data entry controls)   201

8.4.4 Έλεγχοι σε πηγές εισόδου δεδομένων (source data controls)    202

8.4.5 Προγραμματισμένοι έλεγχοι στις ρουτίνες εισόδου στοιχείων στο σύστημα (input validation routines)  202

8.5 Έλεγχοι στο Στάδιο Επεξεργασίας Στοιχείων (Processing Controls)   203

8.6 Έλεγχοι στο Στάδιο Εξαγωγής Πληροφοριών από το Σύστημα (Output Controls)   204

8.6.1 Υπευθυνότητες της λειτουργίας ελέγχου δεδομένων (data control function)    205

8.6.2 Υπευθυνότητες των χρηστών    205

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9: Χρήση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων για την Υποστήριξη της Ελεγκτικής Διαδικασίας  208

9.1 Εισαγωγή στη Χρήση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων στην Ελεγκτική Διαδικασία    208

9.2 Προκλήσεις της Πληροφοριακής Τεχνολογίας στη Διαδικασία Ελέγχου  209

9.2.1 Στάδια διαδικασίας ελέγχου  209

9.2.2 Προκλήσεις της πληροφοριακής τεχνολογίας σε σχέση με τη διαδικασία ελέγχου    211

9.3 Εφαρμογή Πληροφοριακών Συστημάτων στην Ελεγκτική Διαδικασία    214

9.3.1 Χρήση λογισμικών γενικής φύσης   214

9.3.2 Χρήση εξειδικευμένων λογισμικών    216

9.3.3 Χρήση αυτοματοποιημένων τεχνικών ελέγχου   217

9.3.3.1 Αυτοματοποιημένες ελεγκτικές μέθοδοι    218

9.3.3.2 Λογισμικά ελέγχου  220

9.3.3.3  Ανεπτυγμένες τεχνικές αυτοματοποίησης στον έλεγχο 223

9.4 Γενικές Εισηγήσεις για τη Χρήση Πληροφοριακής Τεχνολογίας σιη Διαδικασία Ελέγχου   225

9.5 Εφαρμογές Πληροφοριακής Τεχνολογίας σε Διεθνείς Ελεγκτικούς Οίκους   227

9.5.1  Λογισμικά Ελέγχου της Deloilte and Touche  229

9.5.2  Λογισμικά Ελέγχου της KPMG  231

9.5.3 Έμπειρο σύστημα «PLANET» της Price Waterhouse   233

 

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΚΑΙ ΑΡΘΡΟΓΡΑΦΙΑ ΕΠΙΜΕΡΟΥΣ ΚΕΦΑΛΑΙΩΝ   237